Z ostatniej chwili
- 21 listopada 2024
Niezależnie od rodzaju i wielkości firmy, zarządzanie nią wymaga umiejętności krytycznego myślenia. Poza finansami i współpracą z dostawcami, zarządzanie flotą jest jednym z tych zadań, które wymagają solidnej strategii od samego początku. Oprócz zakupu odpowiedniego rodzaju pojazdów należy również zastanowić się, w jaki sposób utrzymać je w jak najlepszym stanie. Zarządzanie flotą, zwłaszcza jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, może wydawać się niemożliwe. Jednak właśnie po to tu jesteśmy, aby udzielić Ci wskazówek, jak skutecznie zarządzać flotą przy jednoczesnym utrzymaniu niskich kosztów.
Zdziwiłbyś się, jak wiele osób nie dba o konserwację pojazdów. Pojazdy są rzeczywiście skonstruowane tak, aby służyły długo, ale nigdy nie należy pomijać rutynowych przeglądów, zwłaszcza w przypadku floty firmowej. Nie bez powodu ludzie zalecają wykonywanie przeglądów pojazdów co sześć miesięcy lub co rok. Jednak w przypadku floty pojazdów, każdy z nich należy sprawdzać co około miesiąc. Mówiąc dokładniej, przed ponownym wyruszeniem w trasę należy wykonać przegląd każdego pojazdu, który przejechał od 3 000 do 5 000 mil. Nigdy nie wiadomo, czy jakiś drobny problem nie spowoduje nieodwracalnych szkód na drodze. Regularne przeglądy mogą pomóc w wykryciu ukrytych problemów, zanim staną się one kosztownymi naprawami.
Nie jest też tajemnicą, że koszty utrzymania pojazdów floty mogą się sumować. Jednak dzięki systemowi zarządzania flotą będziesz wiedzieć, kiedy pojazdy wymagają konserwacji. Kwota, jaką trzeba zapłacić, zależy od tego, ile pojazdów jest zarejestrowanych w systemie. Możesz spodziewać się, że za każdy pojazd zapłacisz od 35 do 65 dolarów miesięcznie. Należy również pamiętać, że koszty mogą się różnić w zależności od lokalizacji geograficznej. Na przykład, załóżmy, że masz 20 pojazdów, a miesięczny koszt za każdy z nich wynosi 45 dolarów. Można się spodziewać, że każdego roku zapłacimy średnio około 10 800 USD na utrzymanie. Oto prosty sposób na obliczenie kosztów: liczba pojazdów we flocie x średnia stawka x 12 miesięcy. To powinno dać Ci przybliżony szacunek kwoty, jaką będziesz płacić każdego roku, abyś mógł odpowiednio zaplanować budżet.
W zarządzaniu flotą nie chodzi tylko o to, aby zebrać kilka pojazdów, przydzielić im kierowców i pozwolić, aby sami wyruszyli w trasę. Każdy pojazd musi być wyposażony w odpowiednią technologię, zanim zostanie dopuszczony do ruchu drogowego. Pierwsze urządzenie, które należy zainstalować, nosi nazwę ELD. ELD to skrót od electronic logging device (elektroniczne urządzenie rejestrujące), które dostarcza informacji o wszystkich szczegółach dotyczących pojazdu przed, w trakcie i po jego użyciu. Urządzenie to będzie w stanie monitorować kluczowe parametry, takie jak czas pierwszego włączenia, liczba kilometrów przejechanych danego dnia oraz czas wyłączenia samochodu. A to tylko najważniejsze informacje, ponieważ system informuje również o mniejszych istotnych aspektach, takich jak sposób, w jaki pojazd był obracany w określonym momencie. Dzięki temu wiadomo, czy kierowca nie zachowywał się lekkomyślnie na drodze.
Urządzenia ELD są również regulowane przez rząd, więc masz obowiązek zainstalowania ich w pojeździe. Jeśli chodzi o umieszczenie w Twojej flocie, urządzenie to jest instalowane bezpośrednio w pokładowym systemie diagnostycznym (OBS) pojazdu. Rejestruje ono wszystkie wymienione wyżej informacje, które można później sprawdzić. W połączeniu z tachografami, które rejestrują prędkość pojazdu, ELD umożliwia przegląd każdej czynności wykonanej w pojeździe.
Drugim elementem technologii, który należy zainstalować, jest system śledzenia GPS. Śledzenie floty GPS to sposób na zapobieganie kradzieżom i innym nieszczęśliwym wypadkom. W ten sposób można również monitorować każdy pojazd, który jest aktualnie w użyciu. Jeśli coś jest nie w porządku lub uważasz, że któryś z kierowców robi coś, co może zaszkodzić firmie, możesz zablokować cały samochód dzięki systemowi GPS. Możesz także wykorzystać oprogramowanie do śledzenia floty GPS, aby uzyskać dane w czasie rzeczywistym, rozszerzyć zakres śledzenia, aby zdalnie kontrolować pojazd i upewnić się, że wszystko odbywa się zgodnie z harmonogramem. Możesz nawet wykorzystać oprogramowanie do znalezienia obszarów, które wymagają poprawy przy jednoczesnym obniżeniu kosztów.
Zarządzanie flotą to coś więcej niż tylko same pojazdy. Musisz także wiedzieć, jak prawidłowo kontrolować kierowców. Ponieważ to oni prowadzą Twoją flotę, potrzebujesz ludzi, którym możesz zaufać. Konieczne jest sprawdzenie przeszłości kandydatów, ważności ich prawa jazdy, a nawet ich umiejętności prowadzenia pojazdu. Jeśli umiejętności kandydata nie spełniają Twoich standardów, będziesz musiał szukać dalej. Kierowcy wysokiego ryzyka mogą utrudniać utrzymanie ubezpieczenia. Może się też zdarzyć, że zostaniesz pozwany do sądu, jeśli weźmiesz udział w wypadku.
W przypadku czegoś tak ważnego, jak Twoja flota, nie trzeba mówić, że musisz mądrze podchodzić do kwestii wydawania pieniędzy. Rozumiemy, że każda firma ma swój własny zestaw zasad, ale nigdy nie należy przesadzać z rozbudową floty. Im więcej pojazdów kupujesz, tym droższe jest ich utrzymanie. Nie wspominając o tym, że zarządzanie tymi wszystkimi pojazdami może być przytłaczające, nawet dla profesjonalnego menedżera floty. Jednak nieposiadanie wystarczającej liczby pojazdów może prowadzić do poważnego pogorszenia się sytuacji biznesowej. Przed rozszerzeniem działalności przyjrzyj się swojej obecnej flocie. Jak myślisz, ile pojazdów powinieneś dodać? Jak myślisz, jakich pojazdów obecnie brakuje? Są to pytania, które należy sobie zadać przed podjęciem inwestycji.
Wielu nowych menedżerów nie bierze pod uwagę rotacji pojazdów. Jest to zbieżne z konserwacją, o której była mowa powyżej. Zużycie to kolejny częsty powód regularnych przeglądów i konserwacji. Jeśli jednak kierowcy stale korzystają z niektórych pojazdów w sposób uprzywilejowany, zużycie nie rozkłada się równomiernie. Może to prowadzić do dezorganizacji, zwiększać koszty napraw i szybko skracać żywotność samochodu.
